Mail Merge trong Word là gì? lợi ích của lao lý này? giải pháp áp dụng như vậy nào? tất cả sẽ được lời giải trong bài viết này của facestock.vn về Mail Merge vào Word.Bạn đã xem: cách làm mail merge vào word 2016

Mail Merge trong Word (Trộn thư) là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, hào kiệt này giúp các bạn giảm thiểu thời hạn khi có tác dụng thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… nhưng có một số bạn lại không biết cách sử dụng công nỗ lực cực bổ ích này. Biết được điều đó, facestock.vn đã hướng dẫn chúng ta cách thực hiện Mail Merge vào Word chi tiết nhất trong bài viết dưới đây.

Bạn đang xem: Cách sử dụng mail merge trong word 2016

Mail Merge là gì?

Trước khi mày mò về Mail Merge vào Word thì họ hãy thuộc nhau tìm hiểu xem Mail Merge là gì? Mail merge (hay còn được gọi là công dụng trộn thư) là 1 tính năng soạn thư hàng loạt trong Word.

Ví dụ:

Vấn đề: Bạn muốn viết thư mời cho những người trong công ty đến 1 buổi họp, bạn đã có sẵn tài liệu về khách mời cũng như mẫu thư mời, nhưng chúng ta lại phải điền từng tên của khách mời vào cụ thể từng lá thư. Việc đó sẽ rất tốn thời gian phải ko nào.

Giải pháp: Vậy nhằm viết được nhanh hơn thì bạn chỉ cần sử dụng Mail merge để tự động điền tất cả thư trong 1 nốt nhạc.

Mục đích và tác dụng khi thực hiện Mail Merge là gì?

Vậy mục đích và lợi ích khi thực hiện Mail Merge trong Word là gì?

Nhanh, gọn, đơn giản và dễ dàng chỉ cùng với 6 bước.Số lượng dữ liệu nhiều vẫn áp dụng được.Tiết kiệm được không hề ít thời gian, công sức.

Mail Merger vào Word bằng cách tạo mới list chèn

Cách áp dụng Mail Merge trong Word đầu tiên đó đó là tạo mới từ list chèn.

Bước 1: bên trên thanh công cụ bạn vào tab Mailings. Kế tiếp chọn Start Mail Merge >> Step by Step Mail Merge Wizard.


*

Bước 2: Cửa sổ Mail Merge hiện ra.

Step 1 of 6: Bạn chọn Letter >> Next: Starting document. Step 2 of 6: Bạn chọn Use the current document >> Next: Select Recipients. Step 3 of 6: Bạn chọn Type a new list >> Next: Write your letter.


*

Bước 3: Xuất hiện cửa sổ New Address list >> Chọn Customize Columns.


*

Bước 4: Tại vỏ hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tùy chỉnh một số tài liệu như sau:

Add: Thêm trường. Delete: Xóa các trường tất cả sẵn. Rename: Đổi thương hiệu trường tất cả sẵn. Khi trả tất bạn chọn OK.


*

Bước 5: Bạn điền tin tức cơ bản của các trường. Dưới đây là ví dụ minh họa:

New Entry: Thêm cái mới. Delete Entry: Xóa dòng. Find: Tìm kiếm. Kế tiếp chọn OK.


*

Bước 6: Cửa sổ Save Address List hiện ra >> Đặt tên cho tệp tin này và chọn Save.


Bước 7: Sau đó, trên khung Mail Merge Recipients. Chúng ta có thể sửa thay đổi qua các chức năng:

Sort: Sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường như thế nào đó, tùy vào những trường hợp. Filter: Lọc ra đầy đủ danh sách quan trọng trong danh sách dài. Find duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa đi. Validate address: Xác dấn địa chỉ. Các bạn chọn OK.


Bước 8: Trở lại hành lang cửa số Mail Merge.


Bước 9: Bảng Insert Merge Field xuất hiện >> lựa chọn Database Fields. Chọn vào trường đã xây cất >> Chọn Insert tại các vị trí >> Chọn Next: Preview your letters.


Bước 10: Với ví dụ mặt dưới. Sau khi đã chèn xong các trường >> Chọn Next: Complete the merge.


Bước 3: Bạn triển khai lại Bước 7 – cách 11 theo hướng dẫn “Mail Merge vào Word bằng cách tạo mới list chèn“.

Cách sử dụng Mail Merge vào Word

Cách trộn thư vào Word 2016

Để có thể sử dụng Mail Mergẻ trong Word các bạn thực hiện theo công việc sau:

Bước 1: Đầu tiên, phiên bản hãy mở một tư liệu Word hiện tất cả hoặc chế tạo ra một tư liệu mới.

Bước 2: Tiếp theo, từ tab Mailings (Thư), bạn hãy nhấp vào lệnh Start Mail Merge (Bắt đầu trộn thư) cùng chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard (trộn thư từng bước) từ thực đơn thả xuống.

Bước 3: Lúc này, vỏ hộp Mail Merge đã xuất hiện, bạn hãy chọn loại tài liệu bạn có nhu cầu tạo từ chống tác vụ Mail Merge làm việc phía bên phải hành lang cửa số Word. Trong lấy ví dụ như này, mình vẫn chọn Letters. Kế tiếp nhấp vào Next: Starting document (Tiếp theo: Khởi cồn tài liệu) để chuyển sang bước 4.


Bước 4: Bạn lựa chọn tiếp Use the current document (Sử dụng tài liệu hiện nay tại), kế tiếp nhấp vào Next: Select recipients (Tiếp theo: Chọn tín đồ nhận) để gửi sang cách tiếp theo.

Bây giờ bạn sẽ cần một danh sách địa chỉ để Word có thể tự động đặt từng địa chỉ vào tài liệu. Danh sách hoàn toàn có thể nằm vào một tệp hiện tại có, chẳng hạn như sổ làm việc Excel hoặc chúng ta cũng có thể nhập danh sách địa chỉ mới từ trong Mail Merge Wizard (Trình trả lời trộn thư).


Bước 5: Chọn Use an existing list (Sử dụng danh sách hiện có), tiếp đến bấm Browse (Duyệt) để chọn tệp.


Bước 6: Xác định vị trí tệp của bạn, tiếp đến nhấp vào Open (Mở).


Bước 7: Nếu danh sách add nằm vào sổ thao tác Excel, các bạn hãy chọn worksheet, tiếp đến bấm OK .

Xem thêm:


​Lưu ý: Nếu bạn không tồn tại danh sách địa chỉ hiện có, bạn cũng có thể nhấp vào nút Type a new list (Nhập danh sách mới) cùng nhấp vào Create (Tạo), tiếp nối nhập danh sách add của bạn theo cách thủ công.


Bước 10: Tiếp theo bạn phải chèn tài liệu người nhận bằng cách đặt điểm chèn vào tài liệu nơi bạn muốn thông tin xuất hiện.


Bước 11: Tiến hành lựa chọn một trong các tùy chọn giữ chỗ (placeholder). Trong lấy một ví dụ này, mình vẫn chọn Address block (chặn địa chỉ).


Bước 12: Tùy thuộc vào tuyển lựa của bạn, một vỏ hộp thoại hoàn toàn có thể xuất hiện nay với các tùy chọn thiết lập khác nhau. Chọn những tùy chọn hy vọng muốn, kế tiếp bấm OK.


Bước 13: Một trình giữ nơi sẽ lộ diện trong tài liệu của người tiêu dùng (ví dụ: «AddressBlock»).


Bước 14: Thêm bất kỳ giữ nơi nào bạn muốn. Trong ví dụ, mình đã thêm một trình giữ chỗ ở dòng Greeting line (Lời chào) ngay phía trên phần thân của bức thư.


Bước 15: Sau khi bạn đã trả tất, nhấp Next: Preview your letters (Tiếp theo: coi trước thư của bạn) như hình bên dưới.


Lưu ý: Đối với một vài bức thư, bạn chỉ cần thêm một Address block (Địa chỉ khóa) và Greeting line (dòng Lời chào). Nhưng chúng ta cũng có thể thêm các trình giữ chỗ hơn (như tên hoặc địa chỉ của người nhận) trong phần thân của bức thư để cá nhân hóa nó rộng nữa.

Bước 16: Xem trước bức thư để bảo đảm thông tin từ list người nhấn xuất hiện đúng mực trong bức thư. Chúng ta có thể sử dụng mũi thương hiệu cuộn trái và phải kê xem từng phiên phiên bản của tài liệu.


Bước 17: Nếu bạn thấy đa số thứ có vẻ như chính xác, hãy nhấp vào Next: Complete the merge (Tiếp theo: xong hợp nhất).


Bước 18: Sau khi đã chấm dứt hợp nhất, bạn thực hiện in thư bằng phương pháp bấm Print (In).


Bước 19: Một hộp thoại new sẽ xuất hiện. Thời điểm này, bạn hãy ra quyết định xem bạn có nhu cầu in All (Tất cả) những thư tài liệu lúc này hay chỉ một đội nhóm được chọn, tiếp nối bấm OK . Trong ví dụ như của mình, mình đã in toàn bộ các bức thư.


Bước 20: Hộp thoại Print vẫn xuất hiện. Bạn hãy điều chỉnh thiết lập in giả dụ cần, rồi nhấn OK. Những bức thư sẽ tiến hành in.


Cách trộn thư vào Word 2010

Tiếp đến là cách sử dụng Mail Merge trogn Word 2010, các bạn làm theo quá trình dưới trên đây nhé.

Bước 1: Mở file word văn bạn dạng gốc các bạn đã sẵn sàng từ trước.

Bước 2: Bạn vào “Mailings”, chọn “Start Mail Merge” lựa chọn “Step Mail Merge Wizard” và lựa chọn “Letter”. Tiếp nối nhấn Next.


Bước 3: Giao diện tiếp sau hiện lên, bạn chọn “Use Curent Document” và chọn Next: Select recipients.


Bước 4: Bạn chọn “Use an existing list” và lựa chọn tiếp “Browse”. Tại đây chúng ta chọn với mở file danh sách tài liệu cần bổ sung các vị trí thiếu tài liệu gốc.


Bước 5: Chọn Ok để hiển thị bảng dữ liệu. Tiếp nối tại vỏ hộp thoại “Mail Merge Recipents” bạn có thể bỏ chọn phần đông nội dung không bắt buộc bổ sung. Thường xuyên chọn Ok và nhấn Next.


Bước 6: Trong phần “Next: Write Your Letter” chọn “More items”.


Bước 7: Lúc này, hiển thị hộp thoại “Insert Merge Field”. Chúng ta chọn phần trường dữ liệu ở trong các số đó đúng với nội dụng như ở cạnh bé trỏ chuột trên máy tính. Tiếp đến nhấn Insert nhằm chèn vào.

Ví dụ:

– Tại chúng ta tên nhân viên cấp dưới bạn chọn trường là chúng ta tên nhân viên.

– tại chức vụ chúng ta chọn trường là chức vụ, … kế tiếp bạn nhấn next để tiếp tục.

Trong ngôi trường hợp bạn muốn in luôn các phiếu lương; Thì bây giờ bạn nên chọn Print. Còn nếu như như bạn muốn xem thành phẩm sau khi trộn vào Word; Thì bạn nên lựa chọn “Edit indidual letters”.


Ngoài ra, nếu bạn muốn chọn một hoặc tổng thể các phiếu lương gửi cho một trong những người. Bạn nên vào trong vỏ hộp thoại “Merge to new Document”. Và kế tiếp là tuân theo bảng lý giải hiển thị trên.

– Chọn All: bạn lựa chọn All nếu như muốn xuất toàn bộ. – Chọn Current Record: bạn chọn chiếc này nếu còn muốn xuất địa chỉ mà bạn đang xem. – Chọn From … lớn …: bạn chọn from nếu như muốn xuất giới hạn.

Mail Merge cải thiện trong Microsoft Word

Dùng Mail Merge gởi thư 1 loạt trên Microsoft Word

Một giữa những tính năng cải thiện khi thực hiện Mail Merge trong Word đó chính là việc gởi thư sản phẩm loạt. Các bước thực hiện tại như sau:

Bước 1: biên soạn nội dung thư điện tử trên Microsoft Word

Hãy mở tệp tin Word đã chuẩn bị, vào tab Mailings -> chọn Start Mail Merge -> chọn Email Messages -> chọn Select Recipients -> chọn Use an Existing List