Outlook mang lại facestock.vn 365 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook năm nhâm thìn Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007 xem thêm...Ít hơn

Quy tắc cho phép bạn di chuyển, lắp cờ, và trả lời email từ bỏ động. Bạn có thể sử dụng quy tắc nhằm phát âm thanh, di chuyển thư sang những thư mục, hoặc hiển thị cảnh báo mục mới.

Bạn đang xem: Cách quản lý email trong outlook

Quy tắc phổ biến nhất và đơn giản nhất để sinh sản là quy tắc có thể chấp nhận được bạn dịch chuyển một mục từ một người gửi nhất quyết hoặc với một trong những từ trong cái chủ đề vào folder khác. Chúng ta cũng có thể tạo nguyên tắc này trực tiếp từ một thư bạn đã nhận được.

Bấm chuột nên vào thư trong vỏ hộp thư cho hoặc thư mục e-mail khác và lựa chọn Quy tắc.

*

Trong hộp thoại Tạo quy tắc , hãy lựa chọn 1 hoặc nhiều hơn nữa trong số tía hộp kiểm đầu tiên.

*

Trong phần Làm như sau , nếu bạn có nhu cầu quy tắc di chuyển thư vào một thư mục, chọn hộp kiểm di gửi mục vào thư mục , sau đó chọn thư mục từ hộp thoại Chọn thư mục hiện lên, và tiếp nối bấm OK.

*

Bấm OK để lưu luật lệ của bạn.


Lưu ý: Nếu bạn muốn chạy luật lệ với thư bạn đã nhận được được, hãy lựa chọn hộp trên vỏ hộp thoại xác thực hiện lên và sau đó bấm OK.


Tạo một quy tắc bằng phương pháp dùng Trình hướng dẫn Quy tắc

Có ba loại quy tắc bạn cũng có thể tạo cùng với Trình lý giải Quy tắc.

Giữ phòng nắp: các quy tắc này khiến cho bạn lọc, thu xếp, với theo dõi thư.

Luôn cập nhật: những quy tắc này thông báo cho mình khi bạn nhận được thư vừa với cùng một bộ tiêu chí cụ thể.

Quy tắc tùy chỉnh: Đây là các quy tắc các bạn tạo không áp theo mẫu.

Quy tắc đa số có thể thiết lập không giới hạn. Có nhiều tùy chọn bạn cũng có thể thiết đặt cho từng loại quy tắc bạn tạo. Sử dụng quá trình sau đây để mày mò cách tạo một quy tắc cần sử dụng Trình lí giải Quy tắc.


Bước 1Bước 2Bước 3Bước 4Bước 5

Chọn Tệp > Quản lý quy tắc và Cảnh báo nhằm mở vỏ hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo .

Trên tab quy tắc Email, chọn Quy tắc mới.

Chọn một trong các mẫu từ Bước 1. Để bắt đầu từ quy tắc trống, hãy chọn Ấp dụng quy tắc cho thư tôi nhận hoặc Áp dụng quy tắc mang lại thư tôi gửi.

Trong vỏ hộp Bước 2: Sửa thể hiện quy tắc, hãy nhấp chuột bất kỳ tùy chọn lựa được gạch dưới để đặt chúng. Ví dụ, nếu khách hàng chọn gắn cờ thư xuất phát điểm từ một người nhằm theo dõi trong bước 1, hãy bấm Mọi bạn hoặc nhóm công cộng nhằm chọn những người dân gửi thư bạn có nhu cầu gắn cờ, rồi bấm theo dõi tại thời gian này để lựa chọn cờ và ngày theo dõi.

Bấm Tiếp.


Trên trang sản phẩm công nghệ hai của Trình hướng dẫn Quy tắc, bạn có thể thêm điều kiện bổ sung cập nhật vào quy tắc của bạn. Ví dụ, bạn có thể chọn thư được gửi từ một người vậy thể, và có từ rõ ràng trong chủ thể hoặc ngôn từ thư.

Trong Bước 1: chọn (các) vỏ hộp điều kiện, bất kỳ điều khiếu nại nào bạn thiết lập cấu hình ở màn hình trước đó đều được chọn. Chúng ta cũng có thể chọn nhiều điều kiện bổ sung bằng cách chọn hộp kiểm của đk ấy.

Trong hộp Bước 2: Sửa mô tả quy tắc, hãy nhấp chuột bất kỳ điều kiện bổ sung cập nhật được gạch dưới mà chúng ta vừa thêm vào. Sau đó bấm Tiếp theo.


Trên trang thứ bố của Trình hướng dẫn Quy tắc, bạn cũng có thể chọn những hành động bổ sung cập nhật để dìm thông báo. Ví dụ, bạn cũng có thể gắn cờ những thư để theo dõi và ghi lại một lời nhắn là quan trọng.

Trong Bước 1: lựa chọn hộp đk , ngẫu nhiên hành động nhưng mà bạn tùy chỉnh thiết lập trên màn hình trước tiên đều được chọn. Chúng ta có thể chọn bổ sung cập nhật nhiều hành động bằng cách chọn vỏ hộp kiểm của chúng.

Trong hộp Bước 2: Sửa biểu lộ quy tắc, hãy click chuột bất kỳ hành động được gạch men dưới chúng ta vừa thêm vào. Tiếp đến bấm Tiếp theo.


Trên trang thứ tư trong Trình chỉ dẫn Quy tắc, chúng ta có thể thêm bất kỳ ngoại lệ nào mang lại quy tắc của bạn. Ví dụ, chúng ta có thể đánh dấu xung quanh cho thư được đánh dấu quan trọng để bảo đảm mọi thư được đánh dấu bằng một cường độ quan trọng rõ ràng không bị đính thêm cờ nhằm theo dõi.

Trong Bước 1: chọn (các) hộp điều kiện , chọn ngẫu nhiên ngoại lệ với luật lệ của bạn bằng cách chọn vỏ hộp kiểm của chúng.

Trong hộp Bước 2: Sửa thể hiện quy tắc, hãy bấm vào bất kỳ nước ngoài lệ được gạch men dưới các bạn vừa thêm vào. Kế tiếp bấm Tiếp theo.


Trên trang sau cùng của Trình lý giải Quy tắc, hãy nhập tên cho quy tắc của bạn.

Nếu bạn có nhu cầu chạy luật lệ này cho những thư đã có trong hộp thư đến, hãy khắc ghi vào vỏ hộp Chạy quy tắc này ngay cho đa số thư đã nằm trong "Hộp thư đến"."

Mặc định, Bật luật lệ này được chọn. Chúng ta cũng có thể bỏ chọn hộp này nếu như bạn không hy vọng quy tắc được bật tại thời điểm này.

Bấm Kết thúc để lưu và bật quy tắc của bạn.

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Đánh Văn Bản Trong Word For Windows, Cách Đánh Văn Bản Trên Máy Tính


Xóa quy tắc

Bạn rất có thể xóa một quy tắc khi quy tắc đó không hề cần thiết.

Trên tab Tệp, chọn Quản lý Quy tắc và Cảnh báo.

Trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, bên trên tab Quy tắc Email, chọn quy tắc mà bạn có nhu cầu xóa.

Chọn Xóa

*
> OK.


Thực hiện tại quy tắc theo phong cách thủ công

Bạn hoàn toàn có thể chạy một hoặc những quy tắc theo phong cách thủ công.

Trên tab Tệp, nên chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo, rồi bên trên tab Quy tắc Email, chọn Chạy Quy tắc ngay bây giờ.

Trong hộp Chạy Quy tắc tức thì bây giờ, bên dưới mục Chọn quy tắc để chạy, lựa chọn hộp kiểm mang đến từng quy tắc bạn muốn chạy.

Trong hộp Chạy vào Thư mục, để chọn 1 thư mục khác, chọn Duyệt, lựa chọn thư mục, rồi lựa chọn OK.

Chọn hộp kiểm Đưa vào thư mục con để mang vào toàn bộ các thư mục nằm bên dưới thư mục chúng ta đã lựa chọn ở cách 3.

Trong danh sách Áp dụng quy tắc cho, chấp nhận cài đặt mặc định là toàn bộ các thư hoặc biến hóa thành các thư sẽ đọc hoặc không đọc.

Chọn Chạy ngay lập tức bây giờ.


Quy tắc trên sever so với quy tắc chỉ trên trang bị khách

Có hai các loại quy tắc trong Outlook — trên máy chủ và chỉ trên máy khách.

luật lệ chỉ trên thứ khách Quy tắc chỉ trên thiết bị khách là các quy tắc chỉ tiến hành trên máy tính xách tay của bạn. Đây là những quy tắc chạy vào Outlook vắt vì trên máy chủ Exchange. Những quy tắc trên máy khách chỉ tiến hành khi Outlook sẽ chạy.


Mẹo: Nếu danh sách những quy tắc của doanh nghiệp chứa cả hai một số loại quy tắc, luật lệ trên máy chủ được áp dụng trước, tiếp theo sau là quy tắc trên sản phẩm công nghệ khách.


Áp dụng quy tắc cho các mục không giống của Outlook

Biên nhận gửi phát, trả lời bầu chọn và auto Trả lời

Khi các quy tắc được áp dụng, biên nhận chuyển phát, biên nhận đọc thư, trả lời bầu lựa chọn và tự động hóa Trả lời (thông báo vắng mặt) được cách xử lý như thư. Ví dụ: quy tắc là chuyển những thư gồm từ "họp" trong hộp Chủ đề vào một thư mục độc nhất vô nhị định cũng trở nên chuyển toàn bộ biên nhận chuyển phát, vấn đáp bầu lựa chọn hoặc auto Trả lời vào và một thư mục đó.


Lưu ý: Khi một quy tắc đưa phần vấn đáp bầu chọn từ Hộp thư đến sang một thư mục khác, việc theo dõi bầu chọn vẫn bị ảnh hưởng. Lúc thư được giữ hộ đi bao gồm nút bầu chọn được mở ra, thông tin theo dõi sẽ không còn chứa nhãn cho những câu trả lời mà quy tắc đưa đi. Dịch chuyển hoặc xóa thủ công câu trả lời sẽ không ảnh hưởng đến việc theo dõi.


Yêu ước họp, yêu ước tác vụ cùng tài liệu

Yêu mong họp, yêu mong tác vụ cùng tài liệu rất nhiều được xem là thư. Nếu như khách hàng tạo một quy tắc dịch rời mục tới một thư mục rõ ràng dựa trên một số điều kiện (tiêu chí) nhất mực được thỏa mãn nhu cầu (trùng khớp) thì ngẫu nhiên yêu mong tác vụ với họp như thế nào trùng khớp với các điều khiếu nại đó cũng trở nên được di chuyển. Tuy nhiên, hãy khám phá những tiêu giảm sau khi chúng ta tạo quy tắc tác động đến các loại mục này:

Nếu một mục được chuyển vào một trong những thư mục không giống với folder thư, mục đó có thể sẽ không chuyển động như ý muốn muốn sau khoản thời gian được đưa đi. Ví dụ: trường hợp một thư được đưa vào thư mục Lịch, các bạn sẽ không thể tạo ra cuộc hẹn mới.

Nếu trả lời họp hoặc tác vụ được chuyển vào thư mục Khoản mục Đã xóa bằng cách dùng quy tắc, câu vấn đáp sẽ không được quan sát và theo dõi theo mục gốc.

Nếu một yêu mong họp được chuyển auto vào thư mục Khoản mục Đã xóa, cuộc họp sẽ không còn được phân phối Lịch.

Các quy tắc tác động đến thư chúng ta gửi đi sẽ không còn được áp dụng cho yêu cầu tác vụ với yêu mong họp.

Nhóm Liên hệ

Một quy tắc chuyển vào Nhóm liên hệ có thể vận động khác với những quy tắc khác tùy theo cách sản xuất quy tắc.

Chuyển thư được giữ hộ cho một đội công cộng vào trong 1 thư mục phép tắc này chỉ khả dụng nếu như bạn sử dụng tài khoản Exchange Server. Chỉ những thư được gởi vào Nhóm tương tác mới được đưa vào thư mục vẫn chỉ định. Số đông thư từ những người là member của Nhóm liên hệ không được gửi vào thư mục đang chỉ định.